Chuyên đề 1: Tổng quan về số hóa tài liệu

1. Khái quát chung

          Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Trong bài viết này, tác giả muốn là rõ khái niệm, nội dung số hóa tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ và những công việc có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.

          Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, không quy định chi tiết đến tài liệu lưu trữ số hóa.
Chúng ta có thể hiểu tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:

          - Một là, bản ghi các thông diệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;

          - Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.

          Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.

2. Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ

          Thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các mục đích là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “tín hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Từ đó, chúng ta đạt được những mục tiêu cơ bản như:

          a) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.

          Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở.

          b) Đồng nhất các loại hình tài liệu

          Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.

          c) Quản lý, khai thác tập trung

          Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

3. Thuận lợi và khó khăn khi số hóa tài liệu lưu trữ

          Khi đặt yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của chúng, để chúng ta biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.

          a) Ưu điểm là:

          - Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hòa các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;

          - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng online...Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.

          - Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.

          - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...

          b) Những hạn chế cần khắc phục của tài liệu số hóa là:

          - Khi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.

          - Bất tiện thứ hai là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao (?)...

          - Khó khăn thứ ba, cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

          - Một khó khăn có liên qua đến vấn đề đã nêu, là chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật.

II. QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

          Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức. Cục Văn tthư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:

          Bước 1. Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa. Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

          Bước 2. Chuẩn bị tài liệu. Công việc bao gồm:

- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; Phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.

          Bước 3. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

          Bước 4. Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.

          Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.

          Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.

III. MỘT SỐ CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN ĐỒNG THỜI KHI THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

          1. Chọn định dạng các file ảnh.

          Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào.Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng.Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, cũng như chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW... Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng.

          2. Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa.

          Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy... Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v...thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.         
          Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.

          Sau đây chúng ta tham khảo kết quả nghiên cứu sơ bộ của Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết hợp với kết quả nghiên cứu của tác giả là:

          Đĩa CD: có tuổi thọ 5 năm;

          Đĩa DVD: (Digital Versatile Disc) là đĩa lưu trữ dữ liệu, cung cấp dung lượng lớn xấp xỉ 7 lần so với đĩa CD) có tuổi thọ 8 năm;

          Ổ cứng (HDD): có tuổi thọ 10 năm;

          Thiết bị lưu trữ mạng - NAS (Network Attached Storage): có tuổi thọ 20 năm;

          Băng từ: có tuổi thọ 25 năm;

          Giấy công nghiệp (chưa khử axit): có tuổi thọ 50 - 60 năm;

          Giấy dó: có tuổi thọ 200-400 năm;

          Microfilm: có tuổi thọ 500 năm;

          Giấy chuyên dụng lưu trữ: có tuổi thọ 500-1.000 năm, hoặc lâu hơn...

3. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

          Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hóa, mà người làm lưu trữ vẫn quen gọi là thông tin cấp II tài liệu lưu trữ. Siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu, hoặc dữ liệu về dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép người quản lý tin và dùng tin hiểu rõ hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên có độc giả còn nói là "bể chứa thông tin về dữ liệu”. Thông qua Siêu dữ liệu, độc giả có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như: kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau. Những mô tả này hướng dẫn người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, qua đó, giúp họ hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.

          Nhìn chung, Siêu dữ liệu bao gồm một số loại thông tin cơ bản như: thông tin mô tả về bản thân dữ liệu của Siêu dữ liệu; thông tin về dữ liệu mà Siêu dữ liệu mô tả và thông tin về cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến dữ liệu mà Siêu dữ liệu đã mô tả.

          Nhưng đặc điểm chính và sự tối ưu của Siêu dữ liệu không phải chỉ dừng lại ở đó. Vì nếu chỉ có như thế (như mô tả trên), thì với công cụ truyền thống, chúng ta cũng có thể làm được, thông qua việc biên mục chi tiết các Bộ thẻ thư viện, Mục lục hồ sơ lưu trữ, Sách hướng dẫn các phông lưu trữ...

          Giá trị mà chúng tôi coi là quan trọng nhất của việc số hóa tài liệu lưu trữ có thể là tìm tin tự động thông qua kỹ thuật nhúng (gắn) thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hóa nhờ một phần mềm chuyên dụng. Chính một trong những phức tạp cần giải quyết của một Dự án số hóa tài liệu lưu trữ cũng nằm đây.

          Mối liên hệ, vị trí giữa Siêu dữ liệu và tài nguyên thông tin mà nó mô tả được thể hiện ở một trong hai cách sau:

          Với công cụ tra cứu truyền thống, phần tử của thông tin cấp II được chứa trong một biểu ghi, hoặc ở công cụ tra cứu khác nằm tách biệt bên ngoài đối tượng mô tả. Như vậy, thông tin mô tả để quan lý và tra tìm tài liệu được lưu trữ bên ngoài bên ngoài đối tượng mô tả.

          Với cơ sở dữ liệu được số hóa thành tài liệu điện tử, các phần tử Siêu dữ liệu có khả năng nhúng (gắn) vào bên trong tài nguyên mà nó mô tả, để quản lý và tra tìm tài liệu tự động hóa. Chính sự tối ưu này tạo ra độ phức tạp cho lao động số hóa. Từ đó chúng ta, người làm lưu trữ không thể hiểu số hóa tài liệu lưu trữ một cách giản đơn chỉ là scan, hoặc chụp tài liệu để lưu vào máy tính, vì đó chỉ là lao động kỹ thuật của các nhân viên.

 

Chuyên đề 2: Công tác số hóa tài liệu ở Việt Nam

          Trong công việc của bất kỳ một tổ chức nào thì đến một lúc nào đó, mọi người bắt đầu nhận ra rằng, số lượng văn bản giấy bắt đầu trở nên đồ sộ, và việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết sẽ trở nên tốn thời gian và công sức. Đặc biệt là nếu như các tài liệu được tạo ra cách đây vài năm, đôi khi một nhân viên bất cẩn nào đó đã mượn tài liệu và sau đó quên không trả lại hoặc bị đánh mất. Tìm kiếm các tài liệu giấy cần thiết lúc này thực sự là vấn đề. Cứu trợ lúc này chính là hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử, hoặc chỉ đơn giản là hệ thống lưu trữ điện tử. Bài viết này sẽ mô tả sơ lược về cách tổ chức và để trả lời câu hỏi: “Làm thế nào để xây dựng kho lưu trữ văn bản?”.

          Khái niệm “lưu trữ điện tử”

          “Lưu trữ điện tử” là một thuật ngữ quen thuộc ở nước ngoài, nhưng lại khá mới mẻ ở Việt Nam. Trong những năm gần đây, cùng với sự ứng dụng của công nghệ thông tin, chúng ta thường nghe thấy khái niệm “số hóa”, ví dụ như “số hóa văn bản”, “số hóa thư viện”, và về bản chất, đó chính là xây dựng hệ thống “lưu trữ điện tử”.

          Đây là một khái niệm mới. Cũng dễ hiểu, bởi vì để thiết lập “lưu trữ điện tử” thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai. Những yếu tố này ở Việt Nam vẫn còn đang thiếu.

          Một số giải pháp phần mềm ở Việt Nam đang được phát triển và triển khai có liên quan đến công tác văn bản, ví dụ như các phần mềm quản lý văn bản, công văn, hoặc một số giải pháp ứng dụng cho các thư viện. Nhưng dưới góc nhìn của một hệ thống “lưu trữ điện tử” thì các giải pháp vẫn còn rất sơ khai. 

          Các giải pháp công nghệ “lưu trữ điện tử” của nước ngoài vẫn chưa được áp dụng nhiều tại Việt Nam. Theo như chúng tôi được biết thì có một số ngân hàng Việt Nam đã triển khai các phần mềm dạng ECM (Enterprise Content Management – Quản lý nội dung doanh nghiệp) của nước ngoài, trong đó một phần tính năng là “lưu trữ điện tử”. Nhưng phần lớn các giải pháp này vẫn chưa được Việt hóa, và ngôn ngữ giao diện vẫn là tiếng Anh.

          Đảo qua các nguồn trên mạng Internet của nước ngoài và Việt Nam, có thể thấy sự khác biệt rất lớn về lượng thông tin liên quan đến “lưu trữ điện tử”, ví dụ có thể tìm rất nhiều các công ty cung cấp dịch vụ “số hóa tài liệu” hay xây dựng hệ thống “lưu trữ điện tử”, “thư viện điện tử”. Còn ở Việt Nam thì không có.

          Hệ thống lưu trữ điện tử

Phần trung tâm của hệ thống lưu trữ điện tử là kho lưu trữ điện tử.

          Kho lưu trữ điện tử là một hệ thống lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử. Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo:

- Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và lưu);

- Xem tài liệu;

- In tài liệu;

- Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu (lập chỉ mục tài liệu);

- Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử;

- Không có khả năng xóa tài liệu;

- Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;

- Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;

- Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có.

Hệ thống lưu trữ điện tử là một giải pháp toàn diện cho các vấn đề được đề cập. Việc tổ chức và thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Hệ thống này bao gồm các yếu tố cấu thành không bắt buộc, nhưng cần có. Trái tim của hệ thống là phần mềm, và bộ xương là phần cứng, còn bộ não là công nghệ ứng dụng. Hệ thống cần phải đảm bảo:

- Lưu trữ thông tin;

- Ghi nhận thông tin;

- Trình bày thông tin;

- Cho phép sử dụng thông tin (không chỉ để "nhìn" mà còn có thể chỉnh sửa và tạo một cái mới trên cơ sở thông tin đã có, đồng thời không gây thiệt hại cho các thông tin đã lưu trữ trước đây);

- Quản lý thông tin.

          Các phân hệ chính của kho lưu trữ điện tử

          Kho lưu trữ điện tử cần có tối thiểu các phân hệ sau:

- Phân hệ nhập tài liệu được quét ảnh, bao gồm phương tiện chuyển tài liệu thành dạng điện tử, công cụ xử lý hình ảnh, công cụ nhập thông tin vào kho lưu trữ điện tử;

- Phân hệ nhập tài liệu mà được tạo ra trực tiếp dưới dạng điện tử;

- Phân hệ lưu tạm thời và dài hạn;

- Phân hệ ứng dụng điều khiển phần cứng;

- Phân hệ xử lý hình ảnh.

Bên cạnh đó, các tính năng của kho lưu trữ văn bản có thể bao gồm phân hệ sau:

- Đăng ký và nhập tài liệu;

- Làm việc với tài liệu;

- Quản lý và kiểm soát quy trình nghiệp vụ;

- Tìm kiếm và phân tích thông tin;

- Bảo mật thông tin;

- Hỗ trợ quản lý văn bản giấy;

- Các công cụ quản trị và tùy chỉnh tiêu chuẩn.

Thông thường, hệ thống được xây dựng trên hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) và sử dụng phần mềm "Server" và "Client". Còn có thể sử dụng các công cụ phần mềm bổ sung. Ví dụ, bộ chuyển đổi các bảng tính vào cơ sở dữ liệu khác nhau (khi xây dựng một không gian thông tin thống nhất).

Phần cứng bao gồm: Server của hệ thống, các máy trạm, thiết bị mạng.

Có thể đưa ra một số nhận xét về việc phân loại các phân hệ như sau:

- Thứ nhất, hệ thống lưu trữ điện tử của một cơ quan có thể không cần tất cả các phân hệ nêu trên. Trong trường hợp này, các phần "không cần thiết" có thể ngắt bỏ.

- Thứ hai, không thể xác định ranh giới rõ ràng giữa các phân hệ. Ví dụ, khi sử dụng một thiết bị thì có thể liên quan đến cả phân hệ in ấn và quét ảnh. Thiết bị như vậy chẳng hạn là đa chức năng, và có thể vừa quét, vừa in, và được sử dụng như một máy Photocopy. Chúng ta có thể đưa ra rất nhiều ví dụ về việc sử dụng các phần cứng và phần mềm đồng thời tại các hệ thống khác nhau. Trong một số trường hợp, một công cụ duy nhất có thể thực hiện một số chức năng khác nhau, và trong trường hợp khác thì không cần sử dụng.

          Các dạng lưu trữ điện tử

Các kho lưu trữ điện tử thường khác nhau về mục đích. Dưới đây có liệt kê ra một số dạng lưu trữ điện tử. Việc phân loại thường chỉ mang tính quy ước và khi tổ chức lưu trữ điện tử thì một hệ thống đồng thời có thể có nhiều mục đích:

- Dạng hệ thống tự động hóa quản lý hồ sơ lưu trữ thường dùng cho các bộ phận lưu trữ của cơ quan. Nó giúp định hình các hồ sơ lưu trữ, danh mục hồ sơ, theo dõi thời hạn lưu trữ bắt buộc…

          - Dạng lưu trữ điện tử các chứng từ tài chính dùng để đảm bảo ghi nhận và lưu trữ một cách tập trung các hình ảnh điện tử các chứng từ gốc có ý nghĩa tài chính và kinh tế, các hợp đồng và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.

          - Dạng lưu trữ điện tử các tài liệu dự án dùng cho các đơn vị thiết kế để lưu toàn bộ giấy tờ, tài liệu, chẳng hạn như: bản vẽ, dự toán, thuyết minh, và các dạng khác nữa.

          - Dạng lưu trữ điện tử các văn bản quy phạm bao gồm các tiêu chuẩn của doanh nghiệp đặt mua ngoài và (hoặc) do công ty tự phát triển. Việc xây dựng một kho lưu trữ điện tử các tài liệu như vậy thường liên quan chặt chẽ của các công ty triển khai hệ thống quản lý chất lượng và là một trong các điều kiện để cấp giấy chứng nhận.

          - Dạng lưu trữ điện tử của các tài liệu kỹ thuật dành cho các công ty có hoạt động liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và các cửa hàng liên quan đến tài liệu kỹ thuật (hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật…).

          - Dạng lưu trữ điện tử của các tài liệu pháp lý như: hợp đồng và các tài liệu liên quan.

          - Dạng lưu trữ điện tử các tài liệu nhân sự được dùng để lưu trữ các tập tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định, mô tả chức danh và các quy định trong công ty.

          Tổ chức lưu trữ điện tử

          Lưu trữ điện tử có thể được sử dụng không chỉ để lưu trữ tài liệu điện tử (thu được bằng cách nhập dữ liệu hoặc quét tài liệu) mà còn để tạo ra thư viện các loại tập tin khác nhau: tập tiếng, tập video, hình ảnh. Rất nhiều công ty hay cơ quan tiến hành tổ chức kho lưu trữ điện tử theo cách như vậy để có thể làm việc với các dữ liệu đã lưu. Khi tổ chức lưu trữ điện tử như vậy thì cần có sẵn cơ chế nhập các dữ liệu đó. Ví dụ, cần có sẵn khả năng ghi âm bằng Microphone cho các cuộc gặp, đàm phán, báo cáo hoặc các thông tin khác. Có thể sử dụng hộp thư thoại (ví dụ, chương trình với khả năng ghi lại tin nhắn thoại). Việc tổ chức một kho lưu trữ điện tử với các tính năng như vậy sẽ đảm bảo cho việc cung cấp cho một lợi thế lớn  trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính nhà nước, và lưu trữ thông tin cần thiết dưới dạng có cấu trúc để tìm kiếm nhanh chóng.

          Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử là một cơ hội để làm sạch các tài liệu và khả năng nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết.

          Các nguyên tắc xây dựng kho lưu trữ điện tử

          Để tổ chức lưu trữ điện tử, các cơ quan thường mời các chuyên gia của các trung tâm lưu trữ lớn mà có nhiều năm kinh nghiệm và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cho các công ty lớn và nhỏ.

          Để kho lưu trữ điện tử có thể thực hiện thành công tất cả các chức năng phải có thì cần bám sát một số quy tắc và tiêu chuẩn nhất định.

          Các nguyên tắc xây dựng kho lưu trữ điện tử:

          - Nguyên tắc ghi nhận và theo dõi. Tổ chức ghi nhận và theo dõi chính xác các thông tin được lưu. Do đó, loại trừ việc mất mát tài liệu.

          - Nguyên tắc kiểm soát. Tài liệu mới cần được nhập hệ thống một cách có hệ thống và được đăng ký. Mức độ quan trọng và thời hạn lưu cần phải được theo dõi cẩn thận.

          - Nguyên lý thống nhất. Hệ thống lưu trữ cần phải thống nhất và chặt chẽ. Điều này để đảm bảo theo dõi các liên kết giữa mỗi tài liệu với mỗi hồ sơ cụ thể, hay hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh.

          - Nguyên tắc dễ tiếp cận. Hệ thống cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng, ngay cả đối với những người có kỹ năng sử dụng máy tính ở mức độ vừa phải.

          - Nguyên tắc thuận lợi. Người sử dụng có thể dễ dàng định hướng trọng hệ thống. Công cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm các tài liệu với chỉ các thông tin tối thiểu.

          - Nguyên tắc kịp thời. Quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tử không được mất nhiều thời gian bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại và tính chuyên nghiệp của các chuyên gia của trung tâm lưu trữ.

          - Nguyên tắc bí mật. Thông tin lưu chiểu không được phép chuyển cho những người không được phép tiếp cận với nó. Nguyên tắc này áp dụng cho cả lưu trữ điện tử trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp, cũng như ngoài cơ quan, doanh nghiệp như tại trung tâm lưu trữ. Mức độ truy cập thông tin được xác định riêng cho mỗi người sử dụng hoặc cho nhóm người sử dụng.

          - Nguyên tắc về độ tin cậy. Việc chuyển thông tin vào lưu trữ cần phải được bảo vệ chắc chắn để không bị đánh cắp và làm mất. Nguyên tắc này cũng có nghĩa là tạo ra các bản sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cố không lường trước.

          Việc tuân thủ các nguyên tắc trên cho phép đảm bảo xây dựng một hệ thống lưu trữ điện tử với khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và liên tục.

          Những ứng dụng để xây dựng và quản lý hệ thống lưu trữ điện tử một cách thực sự hiện nay tại Việt Nam đều là giải pháp của nước ngoài như: EMC Documentum, IBM FileNet Content Manager, IBM Lotus Notes, OPTIMA-Workflow, Microsoft Sharepoint, ATG Dynamo, “1C:Quản lý văn bản” và một số giải pháp khác. Trong số đó, duy nhất chỉ có giải pháp “1C:Quản lý văn bản” là đã được Việt hóa hoàn toàn.

          Giải pháp “1C: Quản lý văn bản”

          Giải pháp “1C:Quản lý văn bản” là do hãng 1C (Liên bang Nga) phát triển, đã được Việt hóa hoàn toàn và có thể ứng dụng trong việc xây dựng hệ thống “lưu trữ điện tử”.

          Giải pháp có tích lũy rất nhiều kinh nghiệm triển khai và thực thi các phương pháp luận về quản lý văn bản của Nga, đồng thời luôn được phát triển cập nhật các công nghệ mới trên thế giới. Bên cạnh đó, giao diện hiện nay lại hoàn toàn bằng tiếng Việt, do vậy ngay cả những người sử dụng bình thường ở Việt Nam cũng có cơ hội tiếp cận với các giải pháp công nghệ tiên tiến.

          Giải pháp cho phép nhanh chóng xây dựng kho “lưu trữ điện tử” bằng cách kết hợp các thiết bị phần cứng như máy quét (Scanner), công nghệ nhận dạng chữ, in và nhận diện mã vạch và có thể thực hiện một cách đồng loạt.

          Lĩnh vực ứng dụng giải pháp “1C: Quản lý văn bản”

          1C:Quản lý văn bản” có thể ứng dụng để xây dựng kho “lưu trữ điện tử”, và ở đâu có tài liệu và có yêu cầu cần quản lý thì ở đó đều có thể áp dụng. Đó có thể là các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức xã hội, thư viện, trường đại học..., hoặc là các đơn vị kinh tế như các Tổng công ty nhà nước, các ngân hàng và tổ chức tín dụng, bảo hiểm, tập đoàn kinh tế, những công ty lớn, và thậm chí ngay cả những công ty vừa và nhỏ.

          Bên cạnh đó, giải pháp “1C:Quản lý văn bản” còn có thể ứng dụng trong việc quản lý các quy trình xử lý văn bản, giao việc và kiểm soát việc thực hiện, quản lý dự án, quản lý cuộc họp, quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng, quản lý công việc tiếp dân...

NCS.Th.S Trần Vũ Thành