1. Khái niệm:

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành:

- Chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

- Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

2. Mục đích

- Tổ chức sắp xếp lại tài liệu một cách khoa học.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu.

- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ nhằm góp phần tiết kiệm được kho tàng và các trang thiết bị bảo quản tài liệu.

3. Yêu cầu

-         Tài liệu được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu).

-         Đối với lưu trữ hiện hành: xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu

-         Đối với lưu trữ lịch sử: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

-         Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu

-         Lập mục lục hồ sơ tài liệu

-         Lập danh mục tài liệu hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ.

4. Nguyên tắc

-         Không phân tán phông, phải chỉnh lý tài liệu theo phông.

-         Tài liệu khi phân loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu.

-         Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của tài liệu

5.Quy trình chỉnh lý

6. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý

1. Giao nhận tài liệu

2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

3. Khảo sát tài liệu.

4. Thu thập, bổ sung tài liệu.

5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh  lý.

1. Giao nhận tài liệu

Nội dung: Quá trình xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận tài liệu. Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản.

Mục đích của việc lập biên bản giao nhận tài liệu:

- Quản lý chặt chẽ khối tài liệu được xuất khỏi kho.

- Để truy cứu trách nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với tài liệu.

2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

- Vệ sinh sơ bộ tài liệu là để hạn chế được bụi bẩn trong từng tập, từng hộp, từng khối tài liệu. Dùng chổi lông hoặc máy hút bụi để vệ sinh sơ bộ tài liệu nhằm tránh xây xước tài liệu.

- Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu không được làm hư hại hay xáo trộn trật tự của tài liệu.

3. Khảo sát tài liệu

Nội dung khảo sát:

-         Tên phông, giới hạn thời gian của tài liệu trong phông

-         Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý (mét giá, cặp, bó, gói, hồ sơ..)

-         Loại hình tài liệu (hành chính, KHKT…)

-         Thành phần tài liệu (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức nào)

-         Tình trạng tài liệu (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang còn bó gói, tài liệu trong phông đủ hay thiếu..)

-         Giá trị chung của tài liệu (cao hay thấp)

-         Mục đích khảo sát

-         Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

-         Chọn phương án phân loại được phù hợp

-         Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý

-         Xác định giá trị tài liệu của phông

-         Lập kế hoạch chỉnh lý

-         Tiến hành sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu

-         Chủ động chuẩn bị cơ sở vật chất cho đợt chỉnh lý.

4. Thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu

Thông qua khảo sát tài liệu, có thể thấy tài liệu của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung. Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:

-         Các đơn vị tổ chức có tài liệu trong phông.

-         Các cán bộ được giao nhiệm vụ giải quyết công việc.

-         Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.

-         Cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan trực thuộc.

Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:

- Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.

7. Biên soạn các văn bản hướng dân chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

7.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

-         Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.

-         Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ.

7.2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Bản hướng dẫn phân loại tài liệu của phông:

-         Hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.

-         Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ

Bản hướng dẫn lập hồ sơ: hướng dẫn chi tiết

-         Phương pháp tập hợp văn bản

-         Cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ

-         Cách đánh số tờ

-         Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản)

-         Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa hồ sơ)

7.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL

-         Chỉ rõ thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.

-         Chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị nhằm loại ra để tiêu huỷ.

7.4. Lập kế hoạch chỉnh lý

-         Để việc chỉnh lý tài liệu được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ thì phải lập kế hoạch chỉnh lý.

-         Kế hoạch chỉnh lý là 1 văn bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý

-         Mục đích, yêu cầu chỉnh lý

-         Nội dung công việc trong chỉnh lý

-         Lực lượng tham gia chỉnh lý

-         Địa điểm, kinh phí chỉnh lý

-         Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý

Kế hoạch này phải được thủ trưởng cơ quan duyệt, cán bộ tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch.

8.  Thực hiện chỉnh lý

8. 1. Phân loại tài liệu

Bước 1: Phân chia tài liệu trong toàn phông ra các nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ cấu tổ chức hoặc 1 mặt hoạt động của cơ quan).

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa (mỗi nhóm tương ứng 1 mặt hoạt động chủ yếu của từng đơn vị tổ chức trong cơ quan).

Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa ra các nhóm nhỏ

Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn

Bước 5: Phân chia tài liệu theo thời gian.

Ví dụ 1: Tài liệu của  UBND phường, xã- được chia về từng Nhiệm kỳ 5 năm (1994-1999)

Bước 1: Phân chia tài liệu về từng mặt hoạt động lớn:

I. Lãnh đạo và chỉ đạo chung

II. Công tác Văn phòng- thống kê

III. Công tác Nội chính

IV. Công tác Kinh tế

V. Công tác Văn- Xã

Bước 2: Phân chia tài liệu về từng mặt hoạt động cụ thể

Ví dụ: III. Công tác Nội chính

1. Vấn đề chung
2. Công tác tổ chức cơ quan
3. Công tác quân sự
4. Công tác trật tự trị an
5. Công tác thanh tra - giám sát
6. Công tác tư pháp

Bước 3: Phân chia tài liệu về nhóm lớn:

Ví dụ: 3. Công tác Quân sự

a. Công tác huấn luyện dân quân tự vệ

b. Công tác tuyển quân

Bước 4: Phân chia tài liệu về nhóm nhỏ

Ví dụ: b. Công tác tuyển quân

+ Đợt I

+ Đợt II

Bước 5: Phân chia tài liệu về theo Năm

Ví dụ: + Đợt I

                   - Năm 1990 > Lập hồ sơ

8. 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

-         Việc lập hồ sơ được thực hiện đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ.

-         Việc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với phông đã lập hồ sơ ở văn thư.

8.3.  Biên mục phiếu tin

-         Phiếu tin hồ sơ (phiếu mô tả hồ sơ) là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.

-          Mỗi thông tin của hồ sơ và đơn vị bảo quản  được ghi trên một trường của phiếu tin.

-         Phiếu tin được dùng để hệ thống hóa, để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) và tra tìm tài liệu tự động hóa (bằng máy vi tính)

8.4. Hệ thống hoá hồ sơ

-         Hệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp lại các hồ sơ theo phương án phân loại đã chọn (sắp xếp trong phạm vi nhóm nhỏ đến nhóm vừa...)

-         Lưu ý: Hồ sơ nào có nội dung khái quát thì để lên phía trên, các hồ sơ có nội dung cụ thể để xuống dưới.

8.5. Biên mục hồ sơ

Biên mục bên trong

- Đánh số tờ

- Viết mục lục văn bản

- Viết chứng từ kết thúc

Biên mục bên ngoài: Là việc đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin vào bìa hồ sơ với các thông tin:

• Tên phông
• Tên mặt hoạt động (cơ cấu tổ chức)
• Tiêu đề hồ sơ
• Thời hạn bảo quản

-         Số lưu trữ

Ví dụ: “Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I năm 2010 của UBND Phường Xuân Trung”, bao gồm các văn bản sau:

1. Thông báo của Thị đội v/v giao chỉ tiêu tuyển quân năm 2010 cho Phường đội Xuân Trung

2. Kế hoạch thực hiện việc tuyển quân đợt I của Phường đội Xuân Trung

3. Danh sách trúng tuyển

4. Quyết định trúng tuyển

5. Lễ bàn giao,…

8.6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu

-         Vệ sinh tài liệu

-         Tháo bỏ ghim kẹp

-         Làm phẳng tài liệu

8.7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

-         Toàn bộ tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và được thống kê theo mẫu.

-         Tài liệu hết giá trị, được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

-         8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộp

-         Đánh số hồ sơ chính thức: Đánh liên tục trong toàn phông bằng chữ số Ảrập.

-         Vào hộp: Đưa các hồ sơ vào cặp, hộp (xếp vừa đủ).

-          Dán nhãn hộp: Vị trí trên gáy hộp

-         8.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

-          Lập mục lục hồ sơ

-          Xây dựng bộ thẻ tra tìm

-          Nhập cơ sở dữ liệuvào máy tính

9. Kết thúc chỉnh lý

9.1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

 Cơ sở (căn cứ) để kiểm tra

-         Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

-         Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

-         Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu

-         Hợp đồng chỉnh lý tài liệu

-         Biên bản giao nhận tài liệu

-         Kế hoạch chỉnh lý

-         Nội dung kiểm tra

-         Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý (hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu đúng chưa..)

-         Kiểm tra các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...)

-         Kiểm tra các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, bộ thẻ  lưu trữ...)

9.2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

Bàn giao tài liệu

-         Những tài liệu giữ lại để bảo quản thì được bàn giao kèm theo mục lục hồ sơ.

-          Những tài liệu loại ra để tiêu hủy thì phải bàn giao kèm theo danh mục tài liệu loại.

Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

-         Sắp xếp lên giátheo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới

9.3. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

a. Kết quả làm được

- Số lượng và chất lượng tài liệu trước khi  chỉnh lý (Căn cứ vào BC Khảo sát)

- Số lượng và chất lượng tài liệu sau khi  chỉnh lý

- Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn:

- Số hồ sơ bảo quản lâu dài:

- Số hồ sơ bảo quản tạm thời:

- Số tài liệu loại ra để tiêu hủy:

- Số tài liệu chuyển phông khác.

b. Nhận xét, đánh giá

-         Tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra

-         Ưu điểm

-         Tồn  tại

-         Bài học kinh nghiệm

9.4. Hoàn chỉnh hồ sơ phông

Hồ sơ phông bao gồm:

 - Biên bản

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu

- Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu; lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu.

- Kế hoạch chỉnh lý

- Các công cụ tra tìm: Mục lục hồ sơ; các bộ thẻ; CSDL,…

- Bản thống kê tài liệu loại hủy (kèm theo bản thuyết minh)

- Báo cáo tổng kết chỉnh lý.

CHƯƠNG 2: LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC GIAI ĐOẠN LƯU TRỮ

2.1. Mở hồ sơ

- Đối với UBND các cấp và các cơ quan chuyên môn đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).

- Đối với UBND các cấp và các cơ quan chuyên môn chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào các đặc trưng sau để lập hồ sơ:

* Đặc trưng tên loại văn bản: Là tên của thể loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông tư,… Những văn bản có cùng tên loại, của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian (một năm hoặc một nhiệm kỳ) lập một hồ sơ.

Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi ở văn thư.

Ví dụ: Tập quyết định của UBND Thị xã Long Khánh năm 2009

* Đặc trưng vấn đề: Những văn bản, tài liệu có tên loại khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nội dung nói về một vấn đề, một sự việc trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ.

Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ Đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc.

Ví dụ: Tập văn bản về việc tuyển dụng công chức, viên chức của Phòng Nội vụ trên địa bàn Thị xã Long Khánh năm 2012.

* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ.

Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các cơ quan gửi đến.

Ví dụ: Tập văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai về quản lý công tác tôn giáo năm 2010.

* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ.

Ví dụ: Tập văn trao đổi giữa UBND thị xã Long Khánh với các UBND phường, xã về việc giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo năm 2011.

* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố, huyện, quận, thị xã,… Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập một hồ sơ.

Ví dụ: Tập báo cáo của Tổ bầu cử số 4 về tình hình cử tri đi bầu cử Quốc hội XII khu vực thị xã Long Khánh, huyện Xuân Lộc và huyện Cẩm Mỹ.

* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ.

Ví dụ: Tập báo cáo của Ủy ban Thị xã Long Khánh về tình hình phát triển kinh tế - xã hội 6 tháng đầu năm 2013.

* Một số điểm cần chú ý khi vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ:

- Khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ, biết kết hợp giữa đặc trưng chính với các đặc trưng khác để lập hồ sơ.

- Trong thực tế thường vận dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên loại văn bản, tác giả ban hành văn bản, vấn đề, thời gian để lập hồ sơ.

2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là nội dung quan trọng trong công tác lập hồ sơ. Có thu thập được đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc hay một người đưa vào hồ sơ thì hồ sơ đó mới hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng.

Mỗi cán bộ, chuyên viên cần coi việc thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là một phần trong quá trình giải quyết công việc và phải thu thập kịp thời. Cần chú ý những loại văn bản, tài liệu hay để lẫn sang cơ quan khác như bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo, tham luận của đại biểu dự Đại hội, hội nghị, ảnh, băng ghi âm, ghi hình trong các lễ kỷ niệm hay trong các đợt đi công tác,…

2.3. Phân chia đơn vị bảo quản

- Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các lưu trữ. Một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nếu hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

- Cách phân chia đơn vị bảo quản

Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ không nên dày quá 200 trang. Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ vượt quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung tài liệu, thời gian của tài liệu hoặc giá trị của tài liệu trong hồ sơ mà phân chia cho hợp lý. Ví dụ:

* Đối với thể loại văn bản quyết định trong một năm hoặc một nhiệm kỳ (nếu nhiều) nên dựa vào nội dung văn bản để phân chia ra các đơn vị bảo quản sau:

- Quyết định về chủ trương công tác;

- Quyết định về tổ chức bộ máy;

- Quyết định về nhân sự.

+ Quyết định về tiếp nhận, điều động cán bộ;

+ Quyết định về kỷ luật cán bộ;

+ Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ;

+ Quyết định về khen thưởng cán bộ;

2.4. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau:

* Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị quyết hoặc chỉ thị…) thì tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi.

* Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: Nếu trong hồ sơ có một loại văn bản (nghị quyết, chỉ thị…) của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.

* Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.

* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ thì phải sắp xếp thứ tự tầm quan trọng của thể loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản, sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong một hồ sơ gồm tài liệu của nhiều tác giả khác nhau thì tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; trong từng cơ quan sắp xếp theo tầm quan trọng của loại văn bản; trong từng loại văn bản sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

* Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong hồ sơ có nhiều tên cơ quan (cùng cấp), tên địa phương, tên người thì sắp xếp thứ tự tên cơ quan, địa phương, tên người theo vần chữ cái a, b, c,…

* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

- Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và ký hiệu tra tìm).

- Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao để thay thế.

- Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu đề cập đến; báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu đề cập đến.

2.5. Dự kiến tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ.

2.6. Biên mục hồ sơ

* Đánh số trang: Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ).

- Mục đích: Đánh số trang là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ), bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.

- Yêu cầu: Số trang phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm.

- Cách đánh số trang: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Trường hợp một tờ tài liệu có 2 trang thì trang sau được đánh 1 số cách mép tài liệu ở phía trên, bên trái 1cm hoặc có thể để cách không đánh số nhưng được tính số trang liên tục, ví dụ trang 5, để cách trang 6 không đánh số mà đánh tiếp số cho trang sau là trang 7,… 

- Chú ý khi đánh số trang:

+ Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 trang và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số.

+ Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì.

+ Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một trang và đánh một số.

+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a,b,c (ví dụ: 5, 5a, 5b, 5c...) và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc. Trường hợp đánh số sai, nhảy số đều phải đánh lại.

+ Nếu trong hồ sơ (ĐVBQ) có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số trang trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có… trang).

* Viết mục lục tài liệu:

- Mục lục tài liệu là bản kê có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. Mục lục tài liệu được đặt ở đầu hồ sơ (ĐVBQ), ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng.

- Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.

- Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng.

 

MỤC LỤC TÀI LIỆU

STT	Số, ký hiệu	Ngày tháng	Tên gọi và trích yếu	Tác giả	Bản chính	Bản sao	Trang số	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

                                                             (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm)

Hướng dẫn cách ghi:

Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản.

Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu.

Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng phải xác minh thì cho vào dấu [ ].

Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu.

Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì cho vào dấu [ ].

Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6.

Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7.

Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong ĐVBQ.

Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký,

bút tích, dự thảo, quyển sách...

* Viết tờ chứng từ kết thúc:

- Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ).

- Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời.

- Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,…) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên.

CHỨNG TỪ KẾT THÚC   Trong hồ sơ có……… (bằng chữ…………………………………..) trang tài liệu, được đánh số từ…….. đến………… Có các trang trùng số………………………………………..…….. Có các trang khuyết số…………………………………………… Tình trạng vật lý của tài liệu ………………………………….……… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………                                  Hà Nội, ngày…… tháng……năm 20… Người lập hồ sơ                                                            Người biên mục

* Viết bìa hồ sơ:

- Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt.

NCS.Th.S Tần Vũ Thành